Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 01.08.2026 · RODO / GDPR

Kto jest administratorem danych?

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych użytkowników systemu Rotizo (właścicieli wypożyczalni korzystających z konta) oraz — w odpowiednim zakresie — klientów końcowych, których dane wprowadza użytkownik w celu ewidencji wynajmów.

W zależności od sytuacji administratorem danych osobowych jest:

  • IT Class Łukasz Kowalski — w przypadku użytkowników korzystających z systemu Rotizo (konto, aplikacja, usługi operatora systemu);
  • właściciel wypożyczalni korzystający z Rotizo — w przypadku danych klientów końcowych wprowadzanych do systemu w związku z wynajmem sprzętu (np. imię, nazwisko, telefon, e-mail).

W relacji z klientami końcowymi Rotizo działa jako narzędzie techniczne do ewidencji wynajmów — na zlecenie użytkownika, jako podmiot przetwarzający. Powiadomienia e-mail o terminach wynajmu (MVP) wysyłane są do użytkownika systemu, nie do klienta końcowego.

1. Kim jesteśmy (operator systemu Rotizo)

Rotizo to system SaaS dla wypożyczalni sprzętu. Operatorem systemu jest Łukasz Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą IT Class Łukasz Kowalski (dalej: „Rotizo”).

Kontakt w sprawach systemu Rotizo:

  • e‑mail: kontakt@rotizo.pl
  • adres: ul. Podgórna 59/94, 93-272 Łódź
  • NIP: 7292623006

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych w serwisie rotizo.pl oraz w aplikacji Rotizo (panel web), w tym ewidencję klientów, sprzętu i wynajmów.

2. Zakres zastosowania

Polityka dotyczy:

  • użytkowników systemu Rotizo (właściciele wypożyczalni — posiadacze konta),
  • danych klientów końcowych wprowadzanych przez użytkownika do ewidencji wynajmów,
  • powiadomień e-mail wysyłanych do użytkownika o terminach wynajmów (MVP),
  • osób kontaktujących się z Rotizo.

Komunikacja marketingowa Rotizo dotyczy wyłącznie użytkowników konta, którzy sami się zapisali (sekcja 6), nie zaś klientów końcowych wprowadzanych do systemu przez użytkownika.

3. Powiadomienia o wynajmach (e‑mail)

Rotizo wysyła do użytkownika systemu powiadomienia e-mail o zbliżających się lub minionych terminach zwrotu sprzętu. W wersji MVP wiadomości nie są wysyłane automatycznie do klienta końcowego.

Dane kontaktowe klientów są dodawane do systemu przez użytkownika w związku z wynajmem sprzętu.

Użytkownik i Rotizo — jak to działa:

  • Użytkownik (właściciel wypożyczalni) wprowadza dane klientów i wynajmów oraz jako administrator dba o właściwą podstawę prawną przetwarzania danych swoich klientów.
  • Rotizo udostępnia narzędzie do ewidencji wynajmów i powiadomień — działa na zlecenie użytkownika jako podmiot przetwarzający.

Każda strona odpowiada za swoją rolę w ramach RODO.

W stopce powiadomień e-mail znajduje się link do niniejszej Polityki. Rotizo dostarcza infrastrukturę techniczną wysyłki; treść dotyczy wynajmu sprzętu w Twojej wypożyczalni.

Realizacja praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.) w sprawach danych klientów końcowych — realizujesz u użytkownika systemu (właściciela wypożyczalni, administrator). Rotizo może pomóc w przekazaniu żądania: kontakt@rotizo.pl.

4. Kategorie przetwarzanych danych

  • Dane konta użytkownika Rotizo: imię, nazwisko, e‑mail, numer telefonu, hasło (hash).
  • Dane firmowe użytkownika: nazwa firmy, adres, NIP, dane do faktury.
  • Dane operacyjne w systemie: dane klientów wprowadzane przez użytkownika (np. imię, nazwisko, dane firmowe, kontakt), katalog sprzętu, wynajmy, terminy zwrotów, notatki.
  • Dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach i statusie subskrypcji (bez pełnych danych karty — te przetwarza operator płatności).
  • Dane techniczne i plików cookie: adres IP, identyfikatory urządzeń/przeglądarki, logi, dane o aktywności w aplikacji (analytics), preferencje.
  • Komunikacja: treść korespondencji, zgłoszenia wsparcia, odpowiedzi w formularzach.

5. Źródła danych

Dane użytkowników Rotizo pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie (rejestracja, korzystanie z systemu, kontakt) oraz — w zakresie rozliczeń — od operatora płatności. Dane techniczne pochodzą z przeglądarki i narzędzi analitycznych.

Dane klientów końcowych (w tym adres e‑mail i telefon) pochodzą od użytkownika, który je wprowadza do systemu w związku z wynajmem sprzętu.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Klienci końcowi (ewidencja wynajmów, dane w systemie):

  • Ewidencja wynajmów i powiadomienia na zlecenie użytkownika – art. 28 RODO (Rotizo jako podmiot przetwarzający; użytkownik jako administrator).

Podstawę prawną przetwarzania danych klientów ustala użytkownik (m.in. realizacja umowy wynajmu, uzasadniony interes — zależnie od sytuacji). Szczegóły w sekcji 3.

Dane klientów końcowych nie są wykorzystywane do marketingu usług Rotizo ani innych marek należących do IT Class. Warunki powierzenia przetwarzania określa Regulamin Rotizo (Załącznik nr 1).

Użytkownicy Rotizo — konto, usługa, wsparcie:

  • Założenie i obsługa konta, świadczenie usług SaaS – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
  • Fakturowanie, księgowość, realizacja obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
  • Utrzymanie i bezpieczeństwo systemu, zapobieganie nadużyciom, logi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
  • Analityka produktu i statystyki (np. funkcje użycia) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Obsługa zapytań i zgłoszeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Użytkownicy Rotizo — marketing (tylko po zapisie / wyrażeniu zgody marketingowej):

  • Marketing bezpośredni B2B – art. 6 ust. 1 lit. f RODO + art. 10 u.ś.u.d.e.
  • Newsletter, oferty specjalne, informacje o Rotizo — a jeśli wyrazisz odrębną zgodę obejmującą inne marki, także o innych produktach IT Class – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) + art. 10 u.ś.u.d.e.

7. Odbiorcy danych

  • Operatorzy płatności: Tpay.
  • Dostawcy IT: hosting, chmura, narzędzia analityczne, e‑mail, helpdesk, platforma zgody na pliki cookie (Cookiebot / Cybot A/S).
  • Podwykonawcy i doradcy: serwis IT, prawnicy, księgowość.
  • Użytkownicy Rotizo: jako administratorzy danych swoich klientów końcowych.
  • Organy publiczne – jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

8. Przekazywanie poza EOG

Jeżeli dostawcy IT mają siedzibę poza EOG, stosujemy mechanizmy zgodności (np. standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej) oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa. Szczegóły udostępniamy na żądanie.

9. Okresy przechowywania

  • Dane konta użytkownika Rotizo – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
  • Dane rozliczeniowe i księgowe – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat).
  • Dane operacyjne systemu (np. klienci, sprzęt, wynajmy) – do czasu usunięcia przez użytkownika albo rozwiązania umowy; w kopiach bezpieczeństwa przez okres niezbędny do odtworzenia ciągłości.
  • Dane marketingowe Rotizo – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu (tylko użytkownicy Rotizo, którzy wyrazili zgodę).
  • Logi techniczne – (logi dostępu, logi błędów, metadane techniczne, logi wysyłek) do 12 miesięcy.
  • Usunięcie konta – skutkuje natychmiastową i nieodwracalną anonimizacją danych w środowisku produkcyjnym. Po usunięciu konta nie ma możliwości odtworzenia ani eksportu danych. W kopiach zapasowych dane mogą występować do końca okresu retencji (co najmniej 7 dni), po czym kopie są nadpisywane.

10. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych i sprzeciwu wobec przetwarzania. Przysługuje Ci skarga do Prezesa UODO. Wycofanie zgody marketingowej dotyczy wyłącznie użytkowników Rotizo, którzy wyrazili taką zgodę.

Użytkownicy Rotizo — prawa realizujesz wobec IT Class Łukasz Kowalski: kontakt@rotizo.pl.

Klienci końcowi (dane w relacji z wypożyczalnią) — prawa realizujesz u użytkownika systemu (administrator). Rotizo może pomóc w przekazaniu żądania: kontakt@rotizo.pl.

Wycofanie zgody marketingowej (użytkownicy Rotizo) nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Po wycofaniu dalsze użycie do celów marketingu zostanie przerwane.

11. Zautomatyzowane decyzje / profilowanie

Nie podejmujemy w pełni zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Harmonogram powiadomień o wynajmach opiera się na datach wprowadzonych przez użytkownika — nie jest to profilowanie w rozumieniu marketingowym. Użytkownicy Rotizo mogą otrzymywać komunikaty w aplikacji związane z korzystaniem z systemu.

12. Pliki cookie i podobne technologie

Korzystamy z rozwiązania Cookiebot (Cybot A/S) do zarządzania zgodą na pliki cookie i podobne technologie. Przy pierwszej wizycie wyświetlany jest baner zgody — możesz zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić opcjonalne albo wybrać je szczegółowo. Do czasu wyrażenia zgody skrypty wymagające zgody są blokowane (tryb automatycznego blokowania).

Ustawienia możesz w każdej chwili zmienić za pomocą linku „Ustawienia plików cookie” w stopce serwisu (oraz w aplikacji Rotizo), który ponownie otwiera panel Cookiebot.

Kategorie plików cookie:

  • Niezbędne – wymagane do działania serwisu (np. logowanie, ochrona CSRF, sesja, bezpieczeństwo, preferencje techniczne, zapisanie wyboru zgody).
  • Preferencje / funkcjonalne – zapamiętywanie ustawień i ułatwienia korzystania ze strony (jeśli włączone w Cookiebot).
  • Statystyczne / analityczne – pomiar użycia i wydajności (m.in. Google Analytics, ContentSquare); wyłącznie po zgodzie.
  • Marketingowe – dopasowanie treści i komunikacji Rotizo (m.in. Google Ads, Meta Pixel); wyłącznie po zgodzie użytkowników serwisu rotizo.pl / aplikacji.

Szczegółowa lista plików cookie używanych na stronie jest dostępna w panelu Cookiebot (deklaracja cookie). Cookiebot jako dostawca narzędzia zgody może przetwarzać dane techniczne związane z wyborem zgody — w zakresie niezbędnym do świadczenia tej funkcji.

13. Bezpieczeństwo danych

Dbamy o ochronę danych przetwarzanych w systemie Rotizo. Stosujemy m.in.:

  • szyfrowanie połączeń (TLS) między przeglądarką a serwisem,
  • haszowanie haseł użytkowników,
  • ograniczony dostęp do systemów i danych — wyłącznie przez upoważnione osoby,
  • kontrolę dostępu do kont i funkcji systemu,
  • automatyczne kopie zapasowe baz danych i plików,
  • zabezpieczenia techniczne i organizacyjne (m.in. ochrona przed nadużyciami, logi zdarzeń),
  • hosting i główne przechowywanie danych na terenie Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego — przy współpracy z dostawcami spoza EOG stosujemy mechanizmy opisane w sekcji 8.

Kopie zapasowe wykonywane są codziennie w celu odtworzenia ciągłości działania. Przechowywane są przez okres retencji (co najmniej 7 dni), a następnie nadpisywane. Prowadzimy rejestr incydentów; w razie naruszenia ochrony danych realizujemy obowiązki informacyjne zgodnie z RODO.

14. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę wraz z rozwojem usług lub zmianami prawa. O istotnych zmianach poinformujemy co najmniej 14 dni przed datą wejścia w życie — użytkowników Rotizo e‑mailem oraz komunikatem w serwisie/aplikacji. Data wejścia w życie i data ostatniej modyfikacji są podawane w dokumencie.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących konta Rotizo i usług Rotizo: kontakt@rotizo.pl.

W sprawach danych klientów końcowych wprowadzanych do systemu — najpierw skontaktuj się z właścicielem wypożyczalni (użytkownikiem); Rotizo pomoże w przekazaniu żądania technicznego.

— Data wejścia w życie: 01.08.2026